Die Ablaufplanung einer Hochzeit wirkt auf den ersten Blick komplex. Viele Entscheidungen greifen ineinander, Zeitfenster müssen abgestimmt werden und oft prasseln gut gemeinte Ratschläge von allen Seiten auf euch ein.
Diese Seite ist aus unserer langjährigen Erfahrung in der Begleitung von Hochzeiten entstanden. Wir haben unzählige Abläufe erlebt – klassische, moderne, entspannte, straffe und bewusst unkonventionelle. Ziel dieses Leitfadens ist es, euch dabei zu helfen, typische Stolpersteine zu vermeiden und Schritt für Schritt einen Ablauf zu entwickeln, der sich für euch richtig anfühlt.
Der Hochzeitstermin bildet das Fundament für alle weiteren Entscheidungen.
Je klarer dieser Punkt ist, desto entspannter lassen sich Location, Dienstleister und Gästeplanung angehen.
Beides hat seinen Reiz. Sommerhochzeiten bieten lange Tage und Outdoor-Möglichkeiten, Winterhochzeiten punkten mit Gemütlichkeit und besonderer Atmosphäre. Entscheidend ist, was besser zu euch passt – nicht, was „üblich“ ist.
Obwohl jeder weiß, dass es im Sommer auch sehr schlechtes Wetter geben kann, erleben wir sehr oft, dass viele Brautpaare bei ihrer Sommerhochzeit ausschließlich mit gutem Wetter rechnen. Ihr solltet immer einen Plan B für schlechtes Wetter haben. Gute Locations denken diesen Punkt von Anfang an mit.
Wir sagen dazu immer "Man muss mit schlechtem Wetter rechnen und darf sich dann über gutes Wetter freuen". Unser Pro-Tip an dieser Stelle also: Plant eure Hochzeit zunächst rein als Indoor-Hochzeit und habt Optionen für den Außenbereich. Wichtig dabei ist, dass es auch bei Indoor-Hochzeiten bei Regenwetter sehr warm werden kann. Plant eure Hochzeit also nicht in einem zu kleinem oder schlecht belüftetem Raum.
Beliebte Termine und Locations sind oft 12–18 Monate im Voraus vergeben. Kurzfristigere Hochzeiten sind möglich, erfordern aber mehr Flexibilität.
Unser Tip an dieser Stelle: Plant ihr eine Hochzeit an einem Sommer-Samstag (zwischen Mai und September), solltet ihr 12-18 Monate für die Reservierung einer Location oder Band beachten.
Ihr seid flexibel und würdet auch an einem Sommer-Freitag feiern? In diesem Fall genügen oft auch 4-10 Monate im Voraus.
Selbstverständlich bestätigt die Ausnahme auch hier die Regel.
Sobald ihr wisst, dass ihr heiraten möchtet. Trauzeugen unterstützen euch idealerweise schon früh in der Planung.
Organisation von Junggesellenabschied, Koordination kleiner Programmpunkte oder Unterstützung am Hochzeitstag selbst – immer passend zu den Stärken der jeweiligen Person.
Save-the-Date-Karten könnt ihr so früh wie möglich verschicken. Wir empfehlen jedoch etwa 6–9 Monate vorher. Die offiziellen Einladungen etwa 3–4 Monate vor der Hochzeit.
Standesämter vergeben Termine oft nur innerhalb bestimmter Zeitfenster im Jahr. Früh informieren lohnt sich.
Das variiert je nach persönlicher Situation. Eine frühzeitige Anfrage beim zuständigen Standesamt ist empfehlenswert. Wichtig ist hier auch, dass ihr erfragt, welche Dokumente von den Trauzeugen gefordert werden, damit diese ggf. rechtzeitig ihren Personalausweis oder ähnliches aktualisieren können (falls abgelaufen).
Sobald der Hochzeitstermin grob feststeht. Kirchliche Trauungen erfordern oft längere Vorläufe.
Wichtig ist hier auch, dass ihr euch erkundigt, welche Musik zur Zeremonie erlaubt ist. Es gibt Häuser, in denen weltliche Musik für die Begleitung der Trauung ausgeschlossen wird.
Wir empfehlen euch sogar, eure Trauung (Standesamt) und die Feier auf zwei Termine zu legen. Ihr gewinnt dadurch mehr Entspannung am Hochzeitstag, weniger Zeitdruck und mehr Raum für Gäste, Feier und Fotos.
Die Location bestimmt Atmosphäre, Ablauf und logistische Möglichkeiten eurer Hochzeit maßgeblich.
So früh wie möglich. Idealerweise geht ihr an die Suche einer Location erstmal ohne fixen Termin ran. So habt ihr maximale Flexibilität und findet schneller zu eurer Traumlocation.
Erreichbarkeit, Raumaufteilung, Schlechtwetter-Optionen, Technik, Lautstärke-Regelungen und Sperrstunden sollten in jedem Fall als Vergleichsparameter für euch entscheidend sein. Darüber hinaus ist es auch sehr wichtig, ob die Location selbst die Speisen zubereitet oder ob ihr euch um einen Caterer kümmern müsst.
In-house-Catering vereinfacht die Planung, externe Caterer bieten mehr Flexibilität. Beides kann gut funktionieren.
Falls die Location ein eigenes In-house-Catering anbietet (z.B. bei einer Hochzeit in einem Restaurant), solltet ihr dort in jedem Fall "inkognito" probeessen. Sucht euch dafür im besten Fall einen Tag aus, an dem dort viel los ist, um zu sehen, wie das Personal in stressigen Situationen agiert. Wir erleben oft, dass das Personal von Caterern zuvorkommender und freundlicher auftritt.
Spätestens 6–9 Monate vor der Hochzeit, bei beliebten Dienstleistern früher.
Gute Dienstleister tragen maßgeblich dazu bei, dass ihr euren Tag genießen könnt.
Eure Reihenfolge sollte sein:
Die Reihenfolge ist daher wichtig, da euch eine Band ohne einem fixen Datum und einer fixen Location meist kein Angebot unterbreiten kann. Zögert aber nicht zu lange mit der Buchung einer Band. In der Regel sind die Angebote von Hochzeitsbands freibleibend und stellen keine Terminreservierung dar. Es könnte also passieren, dass ihr ein Angebot für einen Termin bekommt, dieser Termin aber schon ein paar Tage später anderweitig verbucht wurde.
Erfahrung mit Hochzeiten, Flexibilität im Ablauf, transparente Kommunikation und klare Absprachen.
Zudem solltet ihr in jedem Fall einen Vertrag schließen, in dem auch der Ausfall von Musikern oder der Band entsprechend geregelt ist.
Etwa 3–4 Monate vor der Hochzeit, inklusive Zeit für Anpassungen.
Möglichst früh, da gute Dienstleister schnell ausgebucht sind.
Brautkleider ca. 8–10 Monate vorher, Anzüge etwa 3–5 Monate vorher.
Meist mehrere Wochen, je nach Aufwand auch länger.
Sobald Gästeliste und Raumplan feststehen.
Etwa 2–4 Monate, bei besonderen Konzepten früher.
Ja, sie sorgt oft für lockere Stimmung und schöne Erinnerungen – besonders am Abend.
Der perfekte Ablauf ist immer individuell.
Wenn ihr euch die richtigen Fragen stellt, ergibt sich euer persönlicher Zeitplan fast von selbst.
Wir haben für euch ein paar Infos zu den wichtigsten Stationen eurer Hochzeit zusammengestellt.
Oft übersehen oder unterschätzt: Die Ankunft der Gäste bei der Location.
Ein entspannter Start wirkt sich auf den gesamten Tag aus.
Hier ein paar Dinge, die ihr euch dazu fragen könnt.
Mindestens genügen ca. 30 Minuten, je nach Anreise, Parksituation und ob eure Gäste einchecken müssen oder nicht.
Ein klar definierter Treffpunkt erleichtert die Orientierung.
Versendet bei größeren Locations am besten direkt einen Lageplan mit einem Ort zum Sammeln.
Vor Ort könnt ihr auch Schilder aufstellen, die euren Gästen den Weg weisen.
Eure Hochzeitslocation bietet auch Übernachtungsmöglichkeiten?
In diesem Fall empfielt es sich, die Ankunftszeit für eure Gäste deulich nach vorne zu verlegen.
Wir haben schon erlebt, dass Gäste noch beim Einchecken waren, während andere schon bei der Trauung auf den Start der Zeremonie gewartet haben.
Dezente Hintergrundmusik von einer Playlist ist nicht verkehrt.
Sollten eure Gäste jedoch direkt zu einer Trauung gehen, raten wir von Livemusik vor der Zeremonie jedoch ab - so setzt die Trauung einen deutlichen Beginn der Hochzeitsfeier.
Hier erfahrt ihr, wie wir die Trauung begleiten.
Es empfielt sich, zumindest Wasser und ggf. Kaffee (bei längerer Anreise der Gäste) bereitzustellen.
Eine kleine Erfrischung, bevor die Feier startet.
Der emotionale Mittelpunkt des Tages.
Optimal für eine freie Trauung ist zwischen 30 und 45 Minuten. Hier ist das Stichwort: "In der Kürze liegt die Würze". Achtet bei der Buchung von profesionellen Traurednern auch darauf, welche Inhalte in der Trauung angesprochen werden. Lasst euch im besten Fall auch vor der Trauung die Inhalte durchschicken - wir haben hier schon wildes, teils unangebrachte Inhalte erleben dürfen.
Bei einer kirchlichen Trauung wird die Dauer meist durch den Pfarrer vorgegeben und variiert nach unserer Erfahrung zwischen 45 und 60 Minuten.
Erfahrt hier genau, wie wir die Trauung begleiten.
Generell solltet ihr bei eurer Hochzeitsplanung immer von schlechtem Wetter ausgehen. Sucht euch also in jedem Fall eine Location, bei der man eine großzügige Ausweichmöglichkeit für die freie Trauung hat.
Pro-Tip: Falls eure Trauung bei gutem Wetter unter freiem Himmel stattfindet - Erkundigt euch bei der Location unbedingt, ob sie für die Trauung nicht nur Stühle, sondern auch ausreichend Regenschirme als Sonnenschutz für die Gäste bereitstellen. Alternativ könnt ihr natürlich auch selbst einen Sonnenschutz organisieren. Denkt dabei auch an euch, damit ihr nicht über die Dauer der Trauung in der prallen Sonne sitzt oder steht.
Denkt an dieser Stelle bitte auch daran, dass die Beschallungsanlage für Musiker und Trauredner oft einen Stromanschluss benötigen. Das könnt ihr direkt bei der ersten Besichtigung der Location ansprechen.
Ihr solltet in jedem Fall sowohl euren Trauredner als auch die Band fragen, ob diese eine Beschallungsanlage für die Trauung bereitstellen. Von einer Trauung ganz ohne Beschallungsanlage raten wir dringend ab, da man im Freien schon ab wenigen Metern das gesprochene Wort nicht mehr verstehen kann - zudem kann es im Freien auch immer windig sein.
Die meisten Bands stellen bei der Begleitung der Trauung auch eine Beschallungsanlage bereit. Hier wird in den meisten Fällen für einen kleinen Aufpreis auch ein passendes Mikrofon inkl. Stativ und Verkabelung für den Trauredner/In bereitgestellt.
Mehr Infos dazu findet ihr hier auf unserer Detailseite zu Trauungen.
Als guter Anhaltspunkt gilt, dass man von drei Musikstücken ausgeht:
Je nach Programminhalten der Trauredner/In kann auch ein weiterer Song durchaus passend platziert werden.
Hier findet ihr weitere Infos zur Trauung.
Bei der Auswahl der Songs für die Trauung ist eure persönliche Note und euer Geschmack das A und O.
Hier passen sowohl langsame Musikstücke als auch peppige Pop-Songs. Wichtig ist nur: Es soll zu euch passen.
Gerne unterstützen wir euch bei der Suche nach den perfekten Songs für eure Trauung.
Hier findet ihr alle Infos darüber, wie wir die Trauung begleiten
Auch ohne Trauung kann der Tag mit einem Empfang beginnen.
Falls ihr eine Trauung vor Ort habt, folgt danach entsprechend die Gratulation.
Getränke reichen oft, kleine Snacks werden aber geschätzt.
Das ist die Gelegenheit für viele Gäste auch ein paar persönliche Worte zum mitgebrachten Geschenk los zu werden.
Wir rechnen im Schnitt immer mit etwa 30 Sekunden pro Gast/Paar.
Bei 100 Gästen sollte man somit von ca. 45-50 Minuten ausgehen.
Ja, in jedem Fall empfielt sich hier schon Livemusik.
Insbesondere, da eine Gratulation etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen kann, sorgt hier Livemusik zu einer entspannten Atmosphäre für die restlichen Gäste.
Plant für die Gratulation einen fixen Platz ein, an dem ihr euch positioniert.
Pro-Tips:
Trauung und Gratulation oder alternativ der Empfang sind durch und es folgt:
Der entspannte Teil des Tages.
Kaffee und Kuchen ist alt bewährt und sehr beliebt.
Pro-Tip: Manche Gäste (wie sicherlich auch ihr) sind schon seit früh am Morgen auf den Beinen und hatten noch nichts deftiges zu essen. Fragt am besten also auch eure Location ob sie z.B. Tapas als deftige Alternative servieren können. Denkt dabei auch immer an eine vegetarische oder vegane Alternative. Hier gilt: Einfach ist meist besser. Auch wichtig an dieser Stelle: Kein Finger-Food, das kleckern könnte.
Sprecht euch mit eurem Fotografen ab. In den meisten Fällen könnt ihr über den Nachmittag etwa mit einer Stunde für Fotos rechnen.
Oft nutzen die Fotografen auch später zur Golden Hour die magischen Lichtverhältnisse um nochmals Fotos mit euch zu machen.
Falls eure Gäste spiele oder Einlagen geplant haben, sollten diese am Nachmittag stattfinden.
Gebt in jedem Fall die Info an eure Gäste heraus, dass alle Spiele oder Einlagen bei euren Trauzeugen angemeldet werden müssen und von denen verwaltet werden.
Euren Trauzeugen solltet ihr die Info mitgeben, dass Spiele oder Einlagen ausschließlich am Nachmittag stattfinden dürfen um am Abend, während der Party zu keiner Unterbrechung führen.
Pro-Tip: Lehnt längere Einlagen im besten Fall komplett ab, da diese meist den verfügbaren Zeitrahmen sprengen.
Yes, wir empfehlen sehr, dass über den Nachmittag hinweg Livemusik gespielt werden soll.
Damit wird der Nachmittag aufgewertet und es entsteht eine entspannte und gemütliche Atmosphäre.
Hier erfahrt ihr mehr über unsere Nachmittagsbegleitung.
Das Dinner ist ein wichtiger Eckpfeiler eurer Hochzeitsfeier.
Ganz nach euren Wünschen könnt ihr hier einen sehr stilvollen oder eher lässigen Rahmen schaffen.
Aus unserer Erfahrung müssen für eine gute Einschätzung der Dauer mehrere Faktoren bedacht werden:
Habt ihr ein Buffet oder Service am Platz? Wieviele Gänge werden serviert? Wieviele Gäste habt ihr?
Bei einem Dinner mit drei Gängen und ca. 100-150 Gästen mit Service am Platz sollten aus unserer Erfahrung etwa 2,0 Std. eingeplant werden. Bei gleicher Anzahl der Gänge und Gäste, jedoch als Buffet eher 1,5 Std.
Pro-Tip: Bei über dreiviertel der Hochzeiten, die wir begleiten durften gab es eine leichte Abweichung vom Zeitplan durch eine Verzögerung in der Küche oder beim Service. Es macht hier also viel Sinn, das Dinner etwa 30 Minuten früher einzuplanen als in eurer eigentlichen Tagesplanung.
Service am Platz schafft automatisch einen gehobeneren Rahmen, während ein Buffet die Dauer des Dinners ein wenig verkürzen kann.
Beides hat also Vor- und Nachteile.
Sprecht hier mit eurer Location oder eurem Caterer.
Oft wird eine Mischung aus beidem angeboten, also z.B. Vor- und Nachspeise mit Service am Platz, während das Dessert als Buffet bereitgestellt wird.
Wir haben hier viele unterschiedliche Konzepte erleben dürfen.
Unser Favorit:
Die Band begleitet musikalisch zum Dinner und weißt nach und nach einzelne Tische an, wann sie am Buffet an der Reihe sind.
Das hat zwei Vorteile:
Livemusik kann ein Dinner sehr aufwerten.
Wir begleiten das Dinner am liebsten mit unserem Dinnerjazz.
Hier findet ihr weitere Infos zu unserer Dinnerbegleitung.
Mit dem Eröffnungstanz verleiht ihr eurer Hochzeit eure ganz persönliche Note.
Hier könnt ihr eure Kreativität und Geschmack voll zum Ausdruck bringen.
Ja – aber nur, wenn ihr ihn möchtet.
Die Tanzfläche kann auch ohne euren Eröffnungstanz freigegeben werden.
Hier haben wir noch mehr Infos für euch über den Eröffnungstanz.
Am besten wählt ihr einen Song mit einem starken persönlichen Bezug oder persönlicher Bedeutung.
Oft ist das leichter gesagt als getan.
Als Anhaltspunkt können wir euch selbstverständlich in einem Gespräch viele Empfehlungen zur Findung des perfekten Songs helfen.
Wir empfehlen euch, den Eröffnungstanz durch die Band spielen zu lassen.
Dadurch entsteht kein gefühlter "Bruch" zwischen dem Eröffnungstanz und dem Start der Band danach.
Pro-Tip: Sprecht euch mit der Band genau dazu ab, in welcher Geschwindigkeit ihr das Musikstück gespielt haben wollt. Für eine Band ist es kein Problem, Songs auch langsamer als im Original zu spielen, falls euch das beim Tanzen zugute kommt.
Nein. Professionelle Bands stellen in der Regel keine individuellen Vorab-Aufnahmen zur Verfügung.
Hintergrund dazu ist, dass eine Aufnahme des Songs erfordert, dass alle Musiker zusammen oder einzeln die Spuren des Songs einspielen. Dies ist sehr aufwändig und kann zeitlich von professionellen Bands während der Hochzeitssaisson nicht gestemmt werden.
Klassisch wird der Eröffnungstanz nach dem Dinner platziert und eröffnet die Tanzfläche.
Alternativ kann die Tanzfläche bereits am Nachmittag eröffnet werden.
Hilfreiche Fragen:
Jetzt geht es um den ausgelassenen Teil eurer Hochzeitsfeier.
Zu dieser Frage könnte man Bücher füllen.
Die Gastgeber, also die Brautpaare, betrachten den Partyteil der Hochzeit meist als den Dreh- und Angelpunkt ihrer Hochzeitsfeier. Aus über 15 Jahren Erfahrung und mehreren hundert begleiteten Hochzeiten wissen wir jedoch, dass nicht die Dauer entscheidend ist, sondern das richtige Timing und ein stimmiges Programm.
Als optimale Länge für das Abendprogramm hat sich für uns eine Dauer von etwa drei Stunden bewährt. In Gesprächen sorgt diese Einschätzung oft für Verwunderung, da sich viele Brautpaare zunächst vier, fünf oder sogar noch mehr Stunden Party wünschen. Was dabei leicht übersehen wird: Sowohl ihr als auch eure Gäste sind am Hochzeitstag meist schon seit dem frühen Vormittag unterwegs. Für viele stellt Mitternacht daher eine natürliche Grenze dar, über die hinaus nur noch ein kleiner Teil der Gäste bleibt.
Dieser Punkt hat einen weiteren, oft unterschätzten Effekt. Bei Hochzeiten, bei denen in den Einladungen angekündigt wird, dass die Feier bis 01.00 Uhr oder später geht, erleben wir regelmäßig, dass das Brautpaar zwischen 23.00 Uhr und 00.00 Uhr kaum selbst zum Feiern kommt. In dieser Zeit sind sie häufig damit beschäftigt, sich von den älteren Gästen zu verabschieden, die die Feier verlassen.
Unsere klare Empfehlung lautet daher, das Ende der Feier offiziell auf 00.00 Uhr oder maximal 00.30 Uhr anzusetzen. Die Erfahrung zeigt, dass so bis zum Schluss deutlich mehr Gäste bleiben und ihr den Partyteil eurer Hochzeit intensiver und entspannter genießen könnt.
Gerne können wir in einem persönlichen Gespräch mehr dazu erzählen. Schaut euch auch gerne unsere Weiteren Infos zum Abendprogramm an.
Das Auftrittsende der Band stellt nicht automatisch das Ende der Hochzeitsfeier dar.
Beauftragt am besten einen eurer Trauzeugen damit, eine Bluetooth-Box zu organisieren, über die ihr Musik auflegen könnt oder klärt direkt im Vorfeld mit eurer Location ab, ob diese eine Möglichkeit bieten, Musik abspielen zu lassen.
Wir können hier nur empfehlen, den Fotografen / Videografen zumindest für den Eröffnungstanz und das erste Set der Band zu buchen. Hier entstehen oft sehr lebendige Fotos der Brautpaare sowie der Gäste.
Das ist eine oft übersehene aber wichtige Frage.
Nachdem die Gäste bereits seit frühem Vormittag unterwegs sind, merkt man am Abend oft, dass ihnen jede Pause vom Tanzen und Mitsingen sehr gelegen kommt. Aus diesem Grund spielen wir auch immer Sets mit einer Länge von ca. 50 Min., gefolgt von einer kurzen Pause.